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关于出差费用报销,需要注意事项
2019-11-15 15:09:40 来源: 中公财经 浏览量:

出差是大多公司常有的事情,免不了要派遣人员到外地去采购、销售、洽谈业务等等,但是提到出差,员工内心都是比较抗拒的,长途奔波劳累还要先自掏腰包,回来报销还是一件麻烦事儿。同样,报销这件事这也让很多财务人员感到烦躁,因为很多报销人员不按照流程,导致财务工作很难进行下去。所以,关于出差费用报销,你需要注意以下事项。

出差费用报销注意事项

关于出差费用报销,需要注意事项

一、出差前一定记得申请报备

出差人员不是想哪天出差就可以哪天出差的,出差一定是根据企业的业务发展方向需要以及相关部门领导批准之后才可以出差的,也只有这样在出差之后的差旅费才可以报销,也就是说差旅费并不是在出差之后,可以凭借发票进行随意报销的。同时曾经有过员工将自己在外消费的一些私人发票混在出差差旅费报销的发票单据中,这是明令禁止的,希望引起大家的重视。而且工作需要出差,可不能直接一走了之。哪怕征得部门领导同意,也需要按流程事前提出书面申请。一般情况下,企业人员在出差之前,需要向自己的直属领导报备,清晰明了的写出需要出差的员工姓名、原因、地点、时间等内容,同时也要问问哪些费用是报销范围之内的,公司里的行政和负责财务报销这块的人可能了解的比较清楚,可以找时间咨询一下,或者自己找到公司相关报销制度学习一下,审批流程一般可能会经部门负责人和分管领导审批后才可以出差。在一些小企业,制度可能没这么严明。但是在一家正规企业,出差必须经过事先批准,否则一律不予报销。就拿我们公司来说,出差之前得先在系统上向领导申请,而且公司还有相关部门的人进行审核复核的,这样一来就避免了领导与下属之间相互包庇的情况。

二、差旅费记得在报销范围之内

差旅费顾名思义就是出差旅游发生的费用,但是这只是字面意思,实际上差旅费包含的范围还是比较广泛的,其中大致包括交通费、住宿费、伙食补助费、飞机行李托运费用等等。虽然这些费用看起来都是必不可少的支出,但是需要报销的人员也不要掉以轻心,因为这些费用都有严格的标准,一旦超出这个标准,公司可能也不会进行报销。比如交通费用当中,公司只允许坐动车,你却选择了飞机,公司只允许买高铁二等座以下的座位,你却买了商务座和一等座;涉及宾馆住宿时,公司只允许租住连锁经济类型旅馆,你却选择了豪华五星级酒店;比如餐饮,公司只允许去饭馆大排档,你却选择了高档餐厅。这些费用,一旦超出了公司规定的标准,多出的费用只能由个人自己单独掏腰包补贴差价,希望各位在出差之前一定得仔细了解自己所在公司关于报销制度这一块的管理制度,以免自己贴钱。

三、个人原因变更行程产生的额外费用不能报销

出差过程中行程的变更可能是票源紧张没有买到票需要临时中转先去别的城市,但是也有可能是有些员工在出差途中,因为临时增加出差行程到新的出差地点,或者变更出差行程到其它出差地点,都需要经领导书面审批后方可进行。否则擅自变动或者更改行程,差旅费是无法报销的。因为这样一来可以减少员工因为一己之私需要去某些地区旅游,或者直接在出差途中由于途径自己家乡而回家而产生一些额外路费,如果一经发现核实就需要出差人员自己负担额外超出费用。最后需要注意的是,进行差旅费报销时,必须在部门预算总额内控制开支,超出预算的话当月是无法进行报销的。

需要提醒长期在外出差的朋友们的是,由于报销这一块不仅仅是和企业制度相关,同时也是和国家税务总局出台的相关规定文件也是密切相关的,因此需要在平时的时候多关注政策的变动否则报销的时候会给自己和公司报销造成一些不必要的麻烦。比如说我再给大家举几个例子,如收到的增值税专用发票,带有清单,但是清单不是从防伪税控系统开具打印出来的,不要拿去报销。是否存在盖章错误(盖得财务章或者是公章)、盖章模糊、或者未加盖发票专用章等。遇到这种情况,必须退回。会计人收到发票后,首先要检查发票税率是否开具正确,尤其是增值税普通发票,比如住宿费增值税普通发票税率开成了免税的税率。

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